Das Enterprise Content Management (ECM) umfasst die Methoden, Technologien und Werkzeuge zur Verwaltung von Inhalten (Content) und Dokumenten, die der Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen dienen. Dabei werden fünf Hauptkategorien betrachtet, die dem Lebenszyklus von Inhalten entsprechen:
- Erfassung
- Verwaltung
- Speicherung
- Bewahrung
- Bereitstellung
Daten und Inhalt immer bereit
Das übergeordnete Ziel von Enterprise Content Management ist ein reibungsloser Ablauf des Lebenszyklus von Inhalten. Diese sollen nur den richtigen Personen zur richtigen Zeit in der richtigen Version und den richtigen Abhängigkeiten zur Verfügung stehen. Durch den Einsatz von Enterprise Content Management soll zudem der Verlust von Inhalten verhindert und der Aufwand zur Verwaltung minimiert werden.
Abgrenzung zum Content Management
Enterprise Content Management beinhaltet Content Management, umfasst jedoch weitere Bereiche wie die Bereitstellung, Kollaboration, das Wissensmanagement, die Prozessdokumentation und Metainformationen. Dadurch soll ein ganzheitlicher Ansatz zur Verwaltung aller Inhalte und Benutzer*innen geschaffen werden.
Hauptkomponenten des Enterprise Content Managements
Die einzelnen Phasen oder Komponenten haben jeweils eine spezifische Funktion. Der Output wird jeweils an die nächste Stufe weitergereicht.
Erfassung
Die Inhalte werden durch Nutzer*innen oder ein automatisches System erstellt. Diese werden durch das Enterprise Content Management quell- und speicherunabhängig katalogisiert, so dass alle Inhalte auf die gleiche Art zur Verfügung gestellt werden können.
Verwaltung
Die aufbereiteten Inhalte werden in Datenbanken gespeichert und die Zugriffsrechte für die Nutzer*innen gesetzt. Dieser Vorgang soll für jede Art von Inhalten (auch Workflows, Prozesse, Web-Content, Kollaboration) einheitlich ablaufen und einen standardisierten Output liefern.
Speicherung
Inhalte werden in dieser Phase noch nicht archiviert. Sie werden zur Nutzung oder Verfeinerung zwischengespeichert und je nach Art des Inhalts später archiviert oder gelöscht. Wiederum sollen die Speicherung und der Zugriff unabhängig vom Inhalt immer gleich ablaufen.
Bewahrung
Wenn Inhalte langfristig zur Verfügung stehen sollen, werden diese archiviert. Hierbei wird der Inhalt für Änderungen gesperrt, so dass nur neue Versionen kreiert werden können. Dies ermöglicht die lückenlose Rückverfolgung veröffentlichter Inhalte.
Bereitstellung
Persistent gespeicherte Inhalte werden anschliessend veröffentlicht. Erst jetzt wird die Form der Ausgabe definiert und der Inhalt entsprechend aufbereitet. Die Verteilung erfolgt anschliessend über einem dem Medium entsprechenden Kanal.
Enterprise Content Management für Ihre Daten
Die Umsetzung eines Enterprise Content Managements beruht auf einer umfassenden Analyse der vorhandenen Systeme und generierten Inhalte. Darauf aufbauend wird ein detailliertes Konzept erstellt und die notwendigen Massnahmen geplant. Während der Einführung und des Betriebs betreuen wir dich und dein Unternehmen, um eine fehlerlose Umsetzung zu garantieren.
